Аутентичность документа гост

У нас вы можете скачать аутентичность документа гост в fb2, txt, PDF, EPUB, doc, rtf, jar, djvu, lrf!

Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации. Назначение ответственных лиц должно быть регламентировано распорядительным документом. Ответственность в области управления документами должна включать в себя следующие положения:. В процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами должны принимать участие архивные органы.

Документы создаются, поступают и используются в процессе осуществления деловой деятельности. Для обеспечения непрерывности деловой деятельности, соблюдения соответствия нормативной среде и обеспечения необходимой отчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени.

Для этого организации должны принимать и выполнять комплексную программу управления документами, включающую в себя:. Правила создания документов и метаданных о документах и их включения в систему управления документами должны быть внедрены в процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий.

Долгосрочное планирование деловой деятельности и меры в случае непредвиденных обстоятельств должны гарантировать, что документы, важные для продолжительного функционирования организации, защищены и могут быть восстановлены в случае необходимости.

Документ должен объективно отражать то, что сообщено или решено, или предпринято действие. Документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится, и использоваться в целях отчетности.

Электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности. Принципы политики, процедуры и практика управления документами должны обеспечивать создание подлинных документов, обладающих характеристиками, указанными в 7. Чтобы обеспечивать аутентичность документов, организации должны внедрять и документально фиксировать принципы политики и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, хранением и отбором изъятием документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия засекречивания.

Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуации, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции.

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью. Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или изменения могут быть применены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут быть разрешены и кто уполномочен сделать это.

Любые санкционированные изменения, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать. Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать.

При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись. Должна быть предоставлена возможность идентифицировать документ в широком контексте деловой деятельности и функций. Связи между документами, фиксирующие последовательность действий, должны быть сохранены.

Стратегия управления документами основывается на разработке и внедрении в практику работы принципов политики, процедур и правил документирования, а также на проектировании и внедрении систем управления документами, соответствующих текущим потребностям организации и нормативной среде.

Принятая организацией стратегия управления документами собственной деловой деятельности должна определять, какие документы, когда, как и где следует включать в систему управления документами. Стратегия внедрения соответствующей системы управления документами может включать в себя:.

Стратегия управления документами должна быть документально зафиксирована в соответствующем плане, например в стратегическом плане по управлению информацией, который должен входить в состав планово-финансовой документации организации. Информационные системы, прикладные программы и коммуникационные системы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами.

Системы управления документами должны поддерживать документы, обладающие характеристиками, указанными в 7. Любая система, используемая для управления документами, должна быть способной длительно и эффективно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами. Показатели надежности системы управления документами должны быть документально зафиксированы путем создания и сохранения документов, регламентирующих порядок работы данной системы.

Эти документы должны подтверждать соответствие данной системы управления документами критериям перечислений "а" - "е". Система управления документами должна реагировать на изменения потребностей деловой деятельности, но любые изменения в системе не должны влиять на характеристики документов, включенных в нее. Перемещение документов из одной системы управления документами в другую следует проводить таким образом, чтобы не оказывать неблагоприятного воздействия на характеристики документов.

Для предотвращения несанкционированного доступа к документам, их уничтожения, изменения или перемещения в системе управления документами следует применять контрольные мероприятия, такие как мониторинг доступа, верификация пользователей. Уничтожение документов и их засекречивание должны быть санкционированы. Такой контроль может осуществляться внутри самой системы управления документами или быть внешним по отношению к конкретной системе. В отношении электронных документов организация должна иметь возможность доказать, что любые системные сбои, обновления программного обеспечения или регулярная эксплуатация системы управления документами не влияют на качество сохранности документов.

Системы управления документами в организациях должны быть управляемы в соответствии со всеми требованиями, предъявляемыми текущей деловой деятельностью, нормативной средой и общественными ожиданиями. Сотрудники, создающие документы, должны понимать, как эти требования влияют на действия, которые они выполняют. Соответствие системы управления документами таким требованиям следует регулярно проверять, а документы этих проверок следует хранить в целях доказательства.

Системы управления документами должны управлять документами, являющимися результатом всех видов деловой деятельности организации или ее структурного подразделения. Документы следует создавать и сохранять системно. Системность работ в сфере управления документами достигается путем проектирования и применения как системы управления документами, так и других систем управления деловой деятельностью.

Система управления документами должна иметь точную документально зафиксированную политику, распределение ответственности и формальную методологию управления ею.

Система управления документами должна обладать функциональными характеристиками, позволяющими выполнять и поддерживать процессы управления документами, описанные в разделе 9. При принятии решений, связанных с проектированием и внедрением системы управления документами и поддерживанием ею процессов управления документами, следует принимать во внимание необходимость их соответствия организационным структурам управления.

Системы управления документами должны полно и точно отражать все операции, произведенные непосредственно с конкретным документом, а также процессы, связанные с ним. Эти сведения могут быть зафиксированы в метаданных о документе или в контрольных протоколах системных процессов. Протоколы контроля системных процессов следует хранить, как минимум, столько же, сколько хранят документ, к которому они относятся.

Материальные носители информации и их физическая защита. При проектировании системы управления документами следует выбирать подходящую среду хранения и носители информации, средства физической защиты, процедуры обработки и системы хранения. Выбор носителя информации зависит от сроков хранения документов.

Система управления документами должна быть подготовлена к чрезвычайным ситуациям так, чтобы определять и уменьшать риски. Во время и после восстановления деятельности организации, пострадавшей от чрезвычайных ситуаций, система управления документами должна сохранять свою целостность и демонстрировать это. Системы управления документами должны быть способны поддерживать альтернативные варианты размещения документов. В некоторых случаях, если правовая и нормативная среда позволяют это, документы допускается физически хранить в одной организации, а управление ими и ответственность за них можно возлагать либо на организацию-создателя, либо на другой полномочный орган.

Такой порядок размещения, различающий хранение, владение и ответственность за документы, характерен для электронных документов, размещенных в электронных системах управления документами. Перемещение документов может происходить в любое время, при этом оно должно быть контролируемо и документально оформлено. Системы управления документами следует проектировать так, чтобы документы оставались аутентичными, надежными и пригодными для использования независимо от любых изменений в системе управления документами в том числе при конвертировании форматов, миграции между техническим оборудованием, операционными системами или специальными программными приложениями в течение всего периода их хранения в соответствии с 8.

Системы управления документами должны обеспечивать своевременный и эффективный поиск и доступ к документам, необходимым для осуществления деловой деятельности и отчетности. Системы управления документами должны иметь и применять средства контроля доступа, чтобы обеспечивать сохранность документов.

Они должны обеспечивать создание и поддержку протокола контроля системных процессов или другие методы, позволяющие эффективно защищать документы от несанкционированного использования, изменения или уничтожения. Системы управления документами должны обеспечивать процессы хранения, отбора и передачи документов для последующего хранения или уничтожения.

Действия по отбору и передаче документов на дальнейшее хранение или уничтожение могут быть предприняты в любой период жизненного цикла документа, в том числе на стадии проектирования системы управления документами. Должна быть предусмотрена возможность автоматического отбора изъятия документов из системы управления документами для передачи их на дальнейшее хранение или уничтожение. Системы управления документами должны поддерживать протоколы контроля системных процессов или другие методы, обеспечивающие отслеживание всех действий по отбору и передаче документов на дальнейшее хранение или уничтожение.

Методология проектирования и внедрения системы управления документами. При проектировании и внедрении системы управления документами особое значение имеет методология ее проектирования и внедрения, включающая нижеперечисленные этапы. Методология, описываемая в перечислениях "а" - "h" , не является линейной. Эти задачи допускается выполнять на различных стадиях, многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами.

Стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции для поддержания которой предназначена система управления документами , существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой применяют стратегию, согласно разделу 7. Внедрение системы управления документами следует проводить системно с использованием проектного планирования и методологий, подходящих для данной ситуации, а также с целью интеграции работы этой системы в процессы деловой деятельности и другие связанные с ней системы.

Это может быть проведено путем интервьюирования работников и основных исполнителей с помощью анкет, наблюдения за системой в действии, изучения процедурных инструкций, учебных материалов и другой документации, а также путем проведения выборочных проверок качества документов, использования контрольных мер;.

В случае прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности документы больше не следует включать в эту систему, однако находящиеся в ней документы должны быть доступны. Документы могут быть перемещены из системы управления документами в соответствии с действующими правилами хранения и отбора передачи или в соответствии со стратегиями конвертирования и миграции.

Процесс прекращения применения системы управления документами должен быть документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности, пригодности для использования и целостности документов, по-прежнему находящихся в этой системе, включая планы конвертирования или преобразования данных см. Экспертиза документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами. Определение состава документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами, базируется на анализе нормативной среды и потребностей деловой деятельности и отчетности, а также на оценке степени рисков в случае, если эти документы не будут включены в систему.

Требования могут различаться в зависимости от типа организации, правового и социального контекста, в котором она действует.

Документы создают в самой организации и получают извне на различных носителях и с использованием постоянно меняющихся технологий. Документированная информация является динамичной, она может быть создана множеством исполнителей, существовать в нескольких версиях и находиться на различных стадиях формирования в течение различных периодов времени. Документированную информацию следует включать в систему управления документами в качестве документов и связывать с метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст, в случае, если она побуждает организации к действию, служит для их отчетности, а также документально фиксирует действия, решения или процессы принятия решений.

Принятие решений о сроках хранения документов в системе управления документами основывается на оценке нормативной среды, потребностей деловой деятельности и отчетности, а также на оценке рисков. В начале процесса к принятию таких решений следует привлекать структурные подразделения, администрирующие конкретный вид деловой деятельности, ответственного сотрудника службы управления документами и других лиц, причастных к этому процессу, в соответствии с внешней и внутренней политикой управления документами или стандартами.

Правовыми или иными требованиями нормативной среды устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления документами, вместе с тем к решению этого вопроса следует привлекать уполномоченные органы архивные органы или аудиторов. При определении сроков хранения документов следует учитывать права и интересы всех заинтересованных лиц. Принимаемые решения не должны преднамеренно нарушать какие-либо права доступа. В состав заинтересованных лиц могут входить деловые партнеры, клиенты и другие лица, на которых влияют решения и действия данной организации, а также те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях отчетности аудиторы, органы власти и управления, органы следствия, архивные органы или исследователи ;.

К документам длительного или постоянного срока хранения обычно относят документы, которые:. Включением документов в систему управления документами достигаются следующие цели:. При включении документа в электронную систему управления документами ему могут быть присвоены метаданные, включенные, присоединенные или связанные с ним независимо от его формата. Это должно быть предусмотрено в процедурах системы управления документами. Такие метаданные особенно необходимы для контроля статуса, структуры и целостности документа в любое время, а также для показа его связей с другими документами.

Методы, обеспечивающие включение документа в систему управления документами, могут включать в себя:. В системе управления документами, осуществляющей процессы регистрации:. Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему управления документами, а дополнительным назначением - упрощение поиска документа.

Регистрация включает в себя краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной системы управления документами.

Регистрация формализует включение документа в систему управления документами. Документы могут быть зарегистрированы в системе управления документами как централизованно, так и децентрализованно. В электронной среде системы управления документами могут быть спроектированы так, чтобы регистрировать документы посредством автоматических процессов, не требующих вмешательства сотрудника службы управления документами. Классификация деловой деятельности является мощным инструментом, помогающим ведению деловой деятельности, и применяется во многих процессах по управлению документами, включая в себя:.

Классификационные системы отражают деятельность организации, в которой они созданы, и обычно базируются на анализе деловой деятельности организации.

Классификационные системы могут использоваться для поддержки различных процессов управления документами. Организациям необходимо определять степень классификационного контроля, необходимого для целей их деловой деятельности. Классификационные системы и указатели могут быть дополнены словарями используемых терминов, разъясняющими специфические для организации термины и их использование. Индексирование можно проводить "вручную" или автоматически и охватывать элементы, в разной степени объединенные в системе управления документами.

При ссылках на документы обычно используют более краткие формы, чем заголовки как правило, индексы, номера и коды , которые позволяют идентифицировать документы. Индексация позволяет устанавливать местоположение документа, поскольку его индекс, номер или код указывают "адрес" определенного документа, по которому документ может быть найден в системе управления документами.

Документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени см. Меры, обеспечивающие хранение, обращение и использование документов, следует принимать на протяжении всего периода их жизненного цикла. Документы требуют таких условий и технологий хранения, которые учитывают их особые физические и химические свойства.

Ценные документы требуют более качественного хранения и обслуживания с тем, чтобы сохранять их до тех пор, пока они не утратят свою ценность. Условия и технологии хранения документов должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения, а также от кражи и чрезвычайных ситуаций. Организации должны разрабатывать и применять инструкции по конвертированию и миграции документов из одной системы управления документами в другую.

Электронные системы управления документами должны быть спроектированы так, чтобы документы оставались доступными, аутентичными, достоверными и пригодными для использования независимо от любых изменений в системе на протяжении всего периода их хранения и использования.

Изменения в электронной системе управления документами могут включать миграцию, конвертирование, воспроизведение в других форматах или любые другие будущие способы воспроизведения документов. Если такие процессы происходят, следует сохранять свидетельство произведенных изменений, а также подробное описание любых изменений форм и форматов документов. Организации должны разрабатывать и применять инструкции, регламентирующие вопросы доступа к документам.

Нормативная среда, в которой функционирует организация, устанавливает основные нормы обеспечения прав, условий и ограничений доступа, которые должны учитываться при работе с системой управления документами.

Такие сферы деятельности, как конфиденциальность, безопасность, свобода информации и архивы, регулируются специальным законодательством. Документы могут содержать персональную, коммерческую или служебную информацию.

В таких случаях доступ к документам или информации о них следует ограничивать. Ограничения доступа могут распространяться как на сотрудников организации, так и на посторонних пользователей. Доступ к документам следует ограничивать, если этого требует деловая деятельность или нормативная среда. Ограничения доступа должны действовать в течение обоснованно установленного периода времени, по истечении которого подлежат отмене. Обеспечение соответствующего контроля доступа осуществляется путем присвоения определенного статуса доступа как документам, так и отдельным лицам.

Мониторинг и отображение прав и обязанностей пользователя при доступе к документам является непрерывным процессом, происходящим во всех системах управления документами независимо от их форматов. Электронные системы управления документами, в частности, территориально распределенные, могут получать протоколы идентификации пользователей из других приложений и систем.

Контроль движения и использования документов в системе управления документами требуется для:. Контроль действий в системе управления документами допускается применять для процессов, в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий можно эффективно применять, только если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем направлен исполнителям. Движение документов должно быть документально зафиксировано для обеспечения доступа к ним всегда, когда это требуется.

Механизмы контроля могут предусматривать фиксацию идентификатора документа, его заголовка, сведений о сотруднике или подразделении, обладающем документом, и времени даты перемещения документа. Система управления документами должна контролировать выдачу, передачу между сотрудниками и возврат документов на место их расположения или хранения, а также их изъятие из системы управления документами для уничтожения либо для передачи другой уполномоченной сторонней организации, в том числе архивным органам, для дальнейшего хранения.

Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение. Правила, определяющие в соответствии с действующим законодательством порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, следует применять системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности.

Никаких действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена и он не потребуется в качестве доказательства.

Действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение могут предусматривать:. При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:. Документация, описывающая процессы управления документами и системы управления документами, должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям.

Должны быть четко установлены полномочия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение. Соответствующее законодательство, стандарты и политика организации должны быть документально зафиксированы, чтобы определять требования к практике, обследованию, проверке и тестированию процессов управления документами.

Особое внимание следует уделять другим информационным системам и правилам стратегиям, политикам , применяемым внутри организации, чтобы сохранять корпоративную целостность среды управления информацией. Все решения о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения следует четко документировать и хранить.

Эти решения могут быть оформлены в виде инструкции по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. Официальная документация, определяющая порядок анализа и оценки документов, на основе которой принимают решения о включении документов в систему управления документами и их хранении там, должна быть подготовлена и представлена на утверждение высшему руководству.

Такая документация должна содержать подробное описание деловой деятельности и документов, отражающих каждый вид деловой деятельности, с четким и однозначным указанием сроков их хранения и действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. События, инициирующие или разрешающие действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение, должны быть четко определены.

Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке. Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства. Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения и воспроизведения речевой, звуковой или изобразительной информации. Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Свойство официального документа вызывать правовые последствия. Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному. Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

Пригодность для использования электронного документа: Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени. Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным цифровым способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов.

Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.

Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным цифровым способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов. Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета. Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов. Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов. Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда. Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами. Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста. Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению. Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

Лист согласования визирования документа: Часть официального документа с отметками визами о согласовании. Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием. Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица. Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ. Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

Реквизит, обозначающий время подписания утверждения документа или зафиксированного в нем события. Место составления издания документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа. Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе документах. Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией. Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.

Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ. Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы системы электронного документооборота.

Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут. Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени. Включение документа в СЭД: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе. Конвертирование электронных документов , конвертация электронных документов: Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов проверка целостности, комплектности, сортировка и др. Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Документ карточка, журнал , в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр. Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним. Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения. Совокупность документов, образующихся в деятельности организации. Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел. Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело. Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания. Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела. Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением утилизацией в установленном порядке. Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

Объединенный архивный фонд Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд: Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода. Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.

Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда. Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд. Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

Обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов. Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением. Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды. Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

Страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника. Страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.

You Might Also Like