Гарант гост р 6.30-2003

У нас вы можете скачать гарант гост р 6.30-2003 в fb2, txt, PDF, EPUB, doc, rtf, jar, djvu, lrf!

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Из требований к оформлению изъят запрет на указание слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек и способ воспроизведения реквизита при утверждении документа несколькими должностными лицами. Изменено оформление грифа при утверждении документа коллегиальным органом: Установлено место расположения реквизита и 2 варианта воспроизведения реквизита с выравниванием по левому краю или центрировано относительно самой длинной строки.

Резолюция написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения при необходимости , срок исполнения, подпись и дату, например:. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Установлено место расположения на свободном месте рабочего поля , возможность оформления резолюции на специальном бланке и альтернативный вариант - введение в систему электронного документооборота. В составе резолюции изменились требования к сведениям, указываемым при необходимости: Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" "Об" и отвечает на вопрос "о чем?

Заголовок может отвечать на вопросы:. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает строк. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Изменено исключение не указывать заголовок к тексту для документах на бланках формата А5, без привязки к формату бумаги, не составляется заголовок к тексту не превышающему строк.

Отметка о контроле обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени "имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.

Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй заключительной - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты , нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. В документах приказ , распоряжение и т. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа "приказываю".

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа "постановляет", "решил". В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа "приказываем", "решили". Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа "слушали", "выступили", "постановили", "решили". В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа "коллегия В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа "приказываем", "решили".

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа "слушали", "выступили", "постановили", "решили". В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений положение, инструкция , а также содержащих описание, оценку фактов или выводы акт, справка , используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа "отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила".

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений положение, инструкция , а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы акт, справка , используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа "отдел осуществляет функции В деловых служебных письмах используются формы изложения:.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых служебных письмах могут использоваться: В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Акцентировано внимание на том, что инициалы в тексте указываются после фамилии. В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом: Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:.

Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. Положение об Управлении регионального кредитования.

Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:. CD в 1 экз. При этом на вкладыше конверте , в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В приложении к распорядительному документу постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения , решения. В распорядительных документах постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях , договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении без ссылки на распорядительный документ и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Установлен состав реквизита, его назначение, виды документов, на которых он оформляется и место расположения в зависимости от вида документа. Включены новые случаи воспроизведения реквизита: Исключена возможность оформления выражения "Приложение" прописными буквами. В состав реквизита "Подпись" входят: Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Вице-президент Ассоциации региональных предприятий.

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:. При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением , например:. В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом распоряжением. Внесены разъяснения к порядку оформления подписи при подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя и при подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя.

Здесь и далее произошла терминологическая замена, понятие "личная подпись" заменено на понятие "собственноручная подпись", что более соответствует терминологии, применяемой в нормативных правовых актах.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться: Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма. Единое требование по оформлению грифа согласования каким-либо документом разделено на два отдельных требования: Произошли изменения и в оформлении самих грифов. В грифе согласования коллегиальным органом имеются отличия в порядке изложения сведений о коллегиальном органе и изданном им документе: Согласование документа оформляют визой согласования документа далее - виза , включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи инициалы, фамилию и дату подписания.

Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи инициалы, фамилию и дату визирования.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования визирования , прилагаемом к документу. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело. По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений. Определены 3 варианта оформления визы для подлинников документов: Для исходящих документов - на экземплярах, остающихся в организации. Введен дополнительный способ визирования в системе электронного документооборота. Акцентировано внимание на том, что визой оформляется внутреннее согласование документа.

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи , фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти организации , товарного знака знака обслуживания организации в соответствии с действующим законодательством. Владелец Николаев Николай Николаевич.

Стандарт устанавливает требования к месту его размещения аналогичное для подписи в документе на бумажном носителе , составу элементов и их отображению видимые и читаемые, не перекрываются, не накладываются друг на друга и элементы текста.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" "Место печати".

Рекомендации по проставлению оттиска печати таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, содержались в методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.

Настоящий стандарт определяет, что печать должна проставляться, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "М. Аналогичный порядок закреплен в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: Допускается копию документа заверять печатью , определяемой по усмотрению организации.

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия "Подлинник документа находится в наименование организации в деле N Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. Наряду с копиями, закреплена возможность проставления отметки о заверении копии на выписках из документов.

Нововведением является положение о дополнении отметки сведениями о месте хранения подлинника документа организация, номер дела, год при заверении копии для предоставления в другую организацию. Предусмотрена возможность проставления отметки штампом. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера. Вместо инициалов введены полное обозначение имени и отчества исполнителя что является несомненным удобством и возможность дополнения отметки сведениями о структурном подразделении, должности и электронном адресе исполнителя. Данные требования в разной степени полноты уже закреплялись некоторыми нормативными актами, например в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от Расположение отметки не изменилось, добавился вариант ее оформления в нижнем колонтитуле шрифтом меньшего размера.

К сожалению не определены виды документов, требующие проставления отметки, традиционно она использовалась в служебных письмах, предполагающих обратную связь. В настоящее время такая отметка может присутствовать и в распорядительных документах, например, введена в типовую форму распоряжения или приказа органа государственного контроля надзора , органа муниципального контроля о проведении проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя, утвержденную приказом Минэкономразвития России от Подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа. В дело N за г. Исключена необходимость подписывать отметку руководителю структурного подразделения, а также указывать в ней ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении краткие сведения о характере исполнения документа могут указываться по возможности.

Имеется уточнение о необходимости указывать в отметке не только индекс дела по номенклатуре дел, но и год дела, в который будет помещаться документ.

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа. Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа. Исключена из стандарта, так как окончательно утратила свою актуальность. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 х мм и А5 х мм. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:.

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:. Документы длительных свыше 10 лет сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. Введены дополнительные рекомендации по увеличению размера левого поля документов длительных сроков хранения до 30 мм, по-видимому ввиду его несомненного удобства для последующей технической обработки документов, хранения и использования.

Минимальный размер левого поля в 20 мм не менялся в стандартах без малого 30 лет, был установлен ГОСТ 6. Хотя в стандартах и было указано, что это минимальный размер, а это подразумевает, что он может быть при необходимости увеличен, большинство организаций использовало его как эталонный без изменений. Практика работы показала недостаточность такого минимума для некоторых документов постоянного хранения.

Так, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой рисунок А.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой рисунок Б. Реквизит 01 02 или 03 располагают над серединой реквизита Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита Реквизиты 08, 09, 10, 14 , ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:.

Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:. Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.

Образцы бланков документов приведены в приложении Б. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 02 или 03 , 08, 11, Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового служебного письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 02 или 03 , 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 02 или 03 , 04 , 05, 06 , 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14 , 15, 17, 18, 19, Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 02 или 03 , 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 02 или 03 , 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 02 или 03 , 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит Дополнительно оговорена возможность применения их разновидностей бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.

А бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов. Размеры "большого" количества не уточняются. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык государственные языки республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке языках республик в составе Российской Федерации: Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках - русском и английском приложение В.

В настоящем стандарте для тех же целей закреплено 2 варианта бланков - угловые и продольные - с расположением реквизитов в угловом варианте на одном уровне: При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. В целом же следует отметить, что актуализируя положения стандарта, его составители придерживались принципа преемственности в установлении требований к оформлению документов. Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents System of standards on information, librarianship and publishing. Organizational and administrative documentation. Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации УСОРД , - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А ; образцы бланков документов - в приложении Б Комментарий: Нормативные ссылки В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты: Общие требования Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год.

Общие требования к созданию документов Комментарий: Состав реквизитов документов 4. Требования к оформлению реквизитов документов 5. Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации"; правовыми актами субъектов Российской Федерации воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря г.

Пример - Коммерческая тайна. Пример - Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения Федеральное архивное агентство Отдел государственной службы, кадров и наград При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Примеры 1 Федеральное архивное агентство 2 Росархив При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Лагунину Руководителю Федерального архивного агентства Фамилия И. Примеры 1 г-ну Фамилия И. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Московской области 1 Руководителям дочерних обществ АО "Профиль" 2 Руководителям управлений Росархива Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Главному редактору Издательского дома "Медиадом" Н. Семиной Документ не должен содержать более четырех адресатов. Пример - Руководителям дочерних обществ АО "Профиль" по списку В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Пример - Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Пример - Образцову О. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл. Пример - Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела mail vniidad. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек , наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: Фамилия Дата Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: Кузнецов Дата При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

N 83 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Пример - Морозовой Н. Прошу подготовить предложения к Подпись Дата Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок может отвечать на вопросы: Приказ о создании аттестационной комиссии; - приказ о чем? Должностная инструкция ведущего эксперта.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты: В письмах используют следующие формы изложения: В деловых служебных письмах используются формы изложения: Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии постановляет:.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" с датой введения в действие 1 июля года. Направить данное Постановление в Минюст России на заключение. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта г. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации УСОРД , - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" Собрание законодательства Российской Федерации, , N 52, часть I, ст. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак знак обслуживания помещают на бланках организаций в соответствии с уставом положением об организации. Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации при ее наличии.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации русским государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.

Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Справочные данные об организации включают в себя: Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом положением об организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД класс Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания принятия решения , для акта - дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну единую дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:. Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:. Документ утверждается должностным лицом должностными лицами или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек , наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:.

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения при необходимости , срок исполнения, подпись и дату, например:.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени "имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.

Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй заключительной - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: Если текст содержит несколько решений, выводов и т.

В документах приказ, распоряжение и т. В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа "постановляет", "решил". В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа "приказываем", "решили". Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа "слушали", "выступили", "постановили", "решили".

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений положение, инструкция , а также содержащих описание, оценку фактов или выводы акт, справка , используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа "отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила".

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:. В приложении к распорядительному документу постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:. В состав реквизита "Подпись" входят: Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др. Согласование документа оформляют визой согласования документа далее - виза , включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи инициалы, фамилию и дату подписания.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа при необходимости - часы и минуты.

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Идентификатором электронной копии документа является отметка колонтитул , проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 x мм и А5 x мм.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки документов оформляют в соответствии с Приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой рисунок А. Реквизит 01 02 или 03 располагают над серединой реквизита

You Might Also Like